איך גובים ועד בית בלי לרדוף אחרי אף אחד
רוב מי שלא משלם אינו מסרב. הוא לא בטוח כמה, לא זוכר אם שילם, ולא יודע אם השכנים שילמו.
מי שגובה ועד בית יודע שהקושי אינו הכסף. הקושי הוא להיות זה שמזכיר. לדפוק בדלת של שכן שאתה נתקל בו במעלית כל בוקר, לשלוח הודעה שלישית לאותו אדם, ולהרגיש בכל פעם קצת פחות נעים.
הכתבה הזאת לא על תוכנה. היא על מה שמעלה את אחוז הגבייה בפועל, לפי הסדר שבו כדאי לעשות אותו, ורוב הצעדים אינם עולים כסף.
למה דיירים לא משלמים
התשובה האינטואיטיבית היא "כי הם לא רוצים". בפועל, ברוב הבניינים, זה כמעט אף פעם לא הסיבה. יש ארבע סיבות אחרות, וכולן ניתנות לתיקון.
הוא לא בטוח כמה הוא חייב. הסכום השתנה בשנה שעברה, הוא לא זוכר אם שילם את מרץ, ואולי שילם פעמיים באפריל. אדם שלא בטוח נוטה לדחות, לא לשלם.
זה לא נוח. מזומן דורש לפגוש מישהו. שיק דורש למצוא פנקס. העברה דורשת לזכור מספר חשבון שנשלח פעם בקבוצה. כל חיכוך קטן דוחה את התשלום בשבוע.
לא קורה כלום למי שלא משלם. אם ידוע בבניין שיש דירה שלא שילמה שנה ואיש לא אמר לה מילה, הכלל שנלמד הוא שהתשלום הוא בעצם בהתנדבות.
הוא לא רוצה להיות היחיד שמשלם. זו הסיבה שמדברים עליה הכי פחות, והיא אולי החזקה מכולן. אדם ששולח כסף לקופה שאינו רואה אין לו שום דרך לדעת אם השכנים עשו את אותו הדבר, ולכן הוא ממתין. לא מתוך קמצנות אלא מתוך הגינות הפוכה: אם רק חלק משלמים, למה שהוא יהיה החלק הזה. התשובה לזה אינה שכנוע אלא שקיפות. ברגע שדייר יכול לראות בעצמו איפה הבניין עומד, הנימוק הזה נעלם, ובדרך כלל הוא משלם באותו יום.
ארבע הסיבות האלה מטופלות באותה דרך: סדר גלוי. לא לחץ ולא נוקשות. כשכל דייר יכול לראות מה נרשם על שמו ומה הוצא מהקופה, רוב הוויכוחים נגמרים לפני שהם מתחילים.
הבסיס: החלטה אחת, כתובה
לפני כל אמצעי תשלום ולפני כל תזכורת, צריך שיהיה מסמך אחד שאפשר להצביע עליו. הידיעון של האגודה לתרבות הדיור מזכיר שההשתתפות בהוצאות הרכוש המשותף נקבעת לפי שיעור שנקבע בהחלטת רוב בעלי הדירות (עמוד 23).
בפועל זה אומר ארבעה דברים שנרשמים בפרוטוקול האסיפה:
- הסכום החודשי, ואם הוא שונה בין דירות, לפי מה.
- התאריך בחודש שבו התשלום נחשב ששולם בזמן.
- מה נכלל בדמי הוועד ומה ייגבה בנפרד.
- מי גובה ולאיזה חשבון.
ועד שאין לו את ארבע השורות האלה מנהל ויכוח חדש בכל פעם. ועד שיש לו אותן מפנה לפרוטוקול, וזה מייתר את הדיון.
שוכר או בעל דירה: מי חייב
זו השאלה שחוזרת בכל בניין שיש בו דירות מושכרות, ויש לה תשובה ברורה. החובה היא של בעל הדירה. הידיעון מנסח את זה כך: בעל דירה חייב להשתתף בהוצאות הדרושות להחזקתו ולניהולו של הרכוש המשותף, לפי השיעור שנקבע בהחלטת רוב בעלי הדירות (עמוד 23).
ההסכם בין בעל הדירה לשוכר, שלפיו השוכר משלם את דמי הוועד, הוא עניין שביניהם. הוא נוח לכולם, ורוב הזמן הוא עובד. אבל כשהשוכר מפסיק לשלם, הוועד פונה לבעל הדירה ולא מנהל ויכוח עם השוכר, כי מולו יש חובה ומול השוכר יש רק נוהג.
מעשית: כדאי שתהיה לוועד רשימה של בעלי הדירות ודרך ליצור איתם קשר, גם כשהם לא גרים בבניין. ביום שצריך אותה, אין זמן לחפש.
אמצעי התשלום הוא המנוף הגדול ביותר
זה החלק שמזיז את המחט יותר מכל תזכורת, וזה גם החלק שהכי קל לשנות.
הוראת קבע או תשלום חוזר. הדייר מגדיר פעם אחת, ומאותו רגע התשלום קורה בלי שאף אחד נוגע בו. אין מה לזכור, אין את מי לתפוס, ואין חודש שנשכח. זה הכלי היחיד שמעלה את אחוז הגבייה בלי שאיש עושה משהו בכל חודש.
העברה בנקאית. טובה, אבל דורשת פעולה חוזרת. שווה לשלוח לכל דייר את פרטי החשבון פעם אחת בהודעה אישית, לא בקבוצה שבה זה נעלם.
ביט ואפליקציות תשלום. נוחות מאוד לדייר, וכדאי לוודא מראש לאיזה חשבון הן מגיעות ומה העמלה, אם יש.
מזומן. נשאר הכרחי בחלק מהבניינים, וזה בסדר. מה שחשוב הוא שכל תשלום במזומן יקבל קבלה ויופקד בחשבון הבנק, כי בלעדיה אין לו שום עקבות.
המעבר להוראת קבע אינו מהלך טכני אלא מהלך חברתי. הדרך שעובדת היא לא הודעה בקבוצה אלא פנייה אישית לכל דירה, פעם אחת, עם הסבר קצר ועם ההנחיה המדויקת. שבוע עבודה של חבר ועד אחד, ואחריו שנה שקטה.
איך נראית תזכורת שעובדת
שלושה כללים, וכולם על אותו עיקרון: להקל, לא ללחוץ.
אישית ולא בקבוצה. הודעה בקבוצת הבניין על חובות היא הודעה שמביכה את מי ששילם ומעצבנת את מי שלא. פנייה אישית מקבלת תשובה.
קצרה, עם מספר החשבון ועם הדרך לשלם. אדם שצריך לשאול "כמה?" או "לאן?" הוא אדם שידחה את זה למחר.
מנוסחת כתזכורת ולא כתביעה. רוב מקבלי ההודעה פשוט שכחו.
נוסח שאפשר להעתיק:
היי, תזכורת קטנה מוועד הבית. נכון להיום רשומים על דירה 7 שני חודשים, יולי ואוגוסט, סך הכל 700 שקלים. אפשר להעביר לחשבון שבהודעה הקודמת, או להעביר לדירה 16 בשעות הערב. אם לדעתך כבר שילמת, תגיד לי ואבדוק, לפעמים זה אצלנו.
המשפט האחרון הוא החשוב מכולם. הוא מוריד את ההאשמה, ומשאיר לשכן דרך לענות בלי להתגונן.
מתי מזכירים, וכמה פעמים
קצב קבוע עדיף על תזכורת שנשלחת כשנזכרים, כי הוא מוריד את העניין מהאישי. מה שעובד בפועל:
- תזכורת ראשונה כשבוע אחרי התאריך שנקבע. קצרה, עם המספר.
- שנייה אחרי עוד שבועיים, ובה גם הצעה לעבור להוראת קבע.
- שיחה אישית אחרי חודש, ולא עוד הודעה. שלוש הודעות שלא נענו אומרות שההודעה אינה הכלי הנכון לאדם הזה.
מה שלא עובד הוא תזכורת יומית. היא הופכת רעש, מפסיקים לקרוא אותה, ואז גם הראשונה מפסיקה לעבוד.
מה לא לעשות
לא לפרסם רשימת חייבים בקבוצה או בלובי. זה מרגיש כמו פתרון, והוא הדרך המהירה ביותר לאבד את שיתוף הפעולה של הבניין. גם מי ששילם מבין שיום אחד הוא עלול להופיע ברשימה כזאת בגלל טעות רישום.
לא לגבות ריבית או קנס בלי שזה נקבע ונרשם באסיפה מראש.
לא להחזיק את הכסף בבית. ההכנסות מופקדות בחשבון על שם הבית המשותף, כפי שהתקנון מבקש, ולא בחשבון פרטי ולו לחודש.
דייר שעוזב
מכירת דירה או סוף שכירות הם הרגע שבו חוב ישן מתגלה, ובדרך כלל מאוחר מדי. שווה הרגל אחד: ברגע שנודע שדירה מתחלפת, לבדוק מה רשום עליה ולומר את זה לבעל הדירה בכתב. לא כדרישה, כמידע.
אחרי המעבר, גבייה של חוב מדייר קודם הופכת לעניין משפטי מול בעל הדירה שהיה, וזה הרבה עבודה על סכום קטן. לפני המעבר זו הודעה אחת.
וכשבאמת לא משלמים
יש מקרים, מעטים, שבהם דייר פשוט מסרב. אז יש מסלול מסודר, והידיעון של האגודה לתרבות הדיור מתאר אותו בעמוד 21: לאחר שהניסיון לשכנע לא הצליח, הנציגות פונה לסניף האזורי של האגודה, בהמשך נשלח מכתב התראה על ידי עורך דין, ואם גם זה לא הועיל אפשר להגיש כתב תביעה בפני המפקח על רישום המקרקעין.
שתי הערות מעשיות לפני שמגיעים לשם. הראשונה, ברוב הבניינים המסלול הזה לא נדרש, ועצם הידיעה שהוא קיים משנה את הטון של השיחה. השנייה, מה שיקבע שם הוא מה שיש לוועד בכתב: החלטת האסיפה על הסכום, רישום מסודר של מה שולם ומה לא, והקבלות. ועד שמנהל את זה בסדר לא עושה את זה בשביל המפקח, אבל ביום שהוא צריך, הכל כבר קיים.
מה אנחנו עושים אחרת
אנחנו לא גובים. התשלומים עוברים ישירות לחשבון הבנק של הוועד, כמו תמיד, ואנחנו לא נוגעים בכסף ולא לוקחים אחוזים מהגבייה. לכן המחיר קבוע לבניין ואינו גדל כשהבניין גובה יותר.
מה שאנחנו כן עושים זה להפוך את התמונה לגלויה. כל תשלום נרשם מצילום של הקבלה, החוב של כל דירה מתעדכן לבד, וכל דייר מקבל קישור משלו שבו הוא רואה מה נרשם על שמו, מה שולם, ואיפה הבניין עומד. הוא לא צריך לשאול אף אחד, וחבר הוועד לא צריך לענות על אותה שאלה שמונה פעמים בחודש.
וזו גם התשובה למי שממתין לראות שכולם שילמו. הוא רואה, לבד, בלי שאיש יצטרך לשכנע אותו ובלי שחבר ועד השקיע בזה דקה. הסיבה הרביעית שמנינו למעלה מטופלת בלי מאמץ, כי היא לא הייתה בעיה של רצון אלא של מידע.
וגם התזכורת מוכנה. המערכת מכינה את ההודעה עם הסכום, עם החודשים ועם מספר הטלפון של הדייר, וחבר הוועד לא צריך לכתוב דבר, רק ללחוץ שלח. ההודעה יוצאת מהוואטסאפ שלו ומהמספר שלו, ולכן זה נשאר קשר בין שכנים.
מי שקורא את זה ומנהל בניין, השאלה הכי שימושית לשאול היום היא לא "איך גובים חזק יותר" אלא "כמה מהדיירים שלי יודעים בדיוק כמה הם חייבים כרגע". אם התשובה אינה "כולם", שם נמצא רוב הפער.
מקורות
הנתונים מתוך ידיעון הזכויות והחובות בבית המשותף, האגודה לתרבות הדיור, עמודים 21 ו-23.